东莞市建设工程交易中心招标项目档案管理制度

为规范和完善招投标档案资料的归档和管理，便于招投标档案资料的审查和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001），结合交易中心目前招投标档案资料管理的实际情况，特制定本制度。

一、归档要求

（一）归档规范

按《招标项目档案资料移交表》所列条目顺序，以标段为单位，按规范要求装订成册归档。

（二）归档时间

在确定中标人后5个工作日内，归档资料以标段为单位移交档案管理室。实际操作时，分两种情况进行处理：

①招标人在产生中标单位后5个工作日内签发中标通知书并及时反馈回交易中心盖章的，应在中标通知书反馈回交易中心后2个工作日内完成档案存档工作。

②招标人在产生中标单位后5个工作日内未将中标通知书反馈回交易中心盖章的，应在投标会后10天内完成档案存档工作。中标通知书反馈回交易中心后再由综合部存档（1个工作日内）。

（三）归档程序

1、投标会结束后，按随机抽取入围与否，招标代理机构对非中标人的投标文件即时分别打包，自行保存；中标人的投标文件与会议记录等资料，由综合服务部跟会人员保存。

2、在确定中标人后5个工作日内，综合服务部将完整的档案资料（合同除外）移交到交易中心档案管理室，程序如下：

①招标代理机构在档案室人员陪同下到综合部领取档案。

①综合服务部检查《招标项目档案移交表》清单，并作登记。

②档案管理室根据清单逐一核对存档资料后，由招标代理机构进行整理装订。装订好后由档案室人员检查好后入库。

3、承发包合同签订并报行政主管部门备案后1个工作日内，由招标代理机构将合同备案凭证复印件或合同原件提交到交易中心档案管理室，登记好后由档案室自行归档。

（四）归档范围和期限

二、档案查阅、复印制度

（一）准许查档人员及查档范围

（二）查阅、复印档案审批规定

1、档案的查阅、复印实行审批制度

2、招标项目档案一般不外借，特殊情况的须报主任审批。

（三）查阅、复印档案规定

1、查档人在指定的办公室查阅档案，档案一般不外借；

2、查档人对查阅的档案要爱护，严禁在档案资料上填注、涂改、划线、圈点等；不得抽取和拆散档案；未经许可严禁拍照；

3、档案管理室负责查档手续的办理及档案的借出、归还及经批准可复印的资料，要求当天借、当天还，情况特殊的报领导审批。

（四）查阅、复印档案程序

1、查档人出示有效证件：

①招标人、招标代理机构、中标人应出示本单位介绍信（证明）、身份证；

②行政主管部门及其工作人员，公、检、法和纪检、监察等国家机关及其工作人员应出示单位介绍信和执行公务证或工作证；

2、查档人提出查阅、复印档案内容、范围，并填写《招标项目档案资料查阅登记表》；

3、档案管理室经办人按查阅、复印档案审批规定从档案室调出档案资料；

4、查档人在档案管理室查阅资料，需复印的资料经查档人确认后，由档案管理室经办人送到复印室复印；复印室复印后将档案资料归还档案管理室经办人；复印室应做好档案资料复印记录；

5、档案管理室经办人对档案资料进行核验、签收，归档。

东莞市建设工程交易中心

二〇〇九年十一月二十七日